Een copywriter-briefing: zo stel je 'm op

Je moet niks. Een copywriter kan zelf input opvragen, maar dat kost veel tijd (en, laten we eerlijk zijn: geld). Zonder briefing ben je als tekstschrijver een stuk langer bezig met informatie achterhalen. Je moet weten waar je input kan vinden, welke informatie relevant is en waar mogelijke valkuilen liggen. Onduidelijke informatie zorgt voor frustratie aan beide kanten, vaak met extra feedbackrondes als gevolg. Daar zit niemand op te wachten.

Het bekende spreekwoord is niet voor niets: een goede briefing (!?) is het halve werk. Geef je tekstschrijvers de input die ze nodig hebben, dan klimmen ze vliegensvlug in de pen voor je. Het resultaat? De copywriter begrijpt jouw werkveld, schrijft volgens jouw tone of voice, en heeft minder tijd nodig om een geschikte tekst te schrijven. Fijn voor nu en nóg fijner voor later. Bij vervolgopdrachten weet de copywriter meteen wat er verwacht wordt.

1. Zorg voor inhoudelijke informatie

Inhoudelijke informatie is cruciaal. De copywriter moet natuurlijk weten waarover te schrijven. Een goede briefing geeft ten minste antwoord op de volgende vragen:

• wat is het onderwerp van de tekst?
• wat voor soort tekst is het? (webpagina, nieuwsbrief, blog, whitepaper…)
• wat is het doel van de tekst? (bijvoorbeeld: informeren, inspireren, leadgeneratie, conversie)
• welke achtergrondinformatie heeft de copywriter nodig?
• wanneer moet de tekst klaar zijn?

Moet je al deze antwoorden zelf uitschrijven? Dat kan, maar je kunt jezelf ook de moeite besparen. Brief de copywriter bijvoorbeeld tijdens een kick-off. Of stuur documenten door die de informatie al bevatten, zodat de copywriter zich kan inlezen.

2. Bespreek je doelstellingen

Niet onbelangrijk: mensen moeten de tekst gaan lezen. De tekstschrijver hoort graag wie deze mensen zijn. Bespreek daarom vooraf wie de doelgroep van de tekst is. Alle inzichten zijn welkom, maar harde data zijn extra fijn. Met een selectie uit onderstaand kom je al heel ver:

• doelgroeponderzoek
• persona’s
• relevante marketingcampagnes
• voorbeelden van soortgelijke pagina’s
• call to action
• zoekwoordenonderzoek (mocht je dit al gedaan hebben)

Deze documenten kun je snel verzamelen: vaak heeft de marketeer al veel van deze informatie paraat. Een kleine inspanning voor een groot resultaat, want het kan de copywriter uren aan tijd besparen tijdens het schrijfproces!

3. Je merkidentiteit

Wat wil jouw bedrijf uitstralen? Waarmee onderscheid je jezelf in de markt? Allemaal waardevolle informatie voor copywriters: daarmee geven ze de tekst een authentieke draai. Check intern of jouw organisatie dit soort documenten heeft:

• huisstijldocument en/of brand identity
• tone of voice
• unique selling points (van bedrijf of product)
• buyer insights
• concurrentie-analyse

Heeft je copywriter dit allemaal nodig om goede teksten te schrijven? Wij vinden van wel!

Natuurlijk kost het jou wat tijd om alles aan te leveren. Maar deze kleine investering betaalt zich direct terug: in teksten die jouw tone of voice hebben. En die antwoord geven op de vragen van jouw doelgroep.

4. Extra tips

Voor een relaxte samenwerking.

1. Contactpersonen. Je kunt één contactpersoon houden, of de copywriter laten sparren met een paar experts. Zoals met een marketing manager of een productspecialist. Zorg er wel voor dat de contactpersonen alvast op de hoogte zijn van het schrijfproces.

2. Vraag naar andere skills! Heb je te maken met een groter project en is er meer nodig dan enkel tekst? Vraag de copywriter direct of deze skills toevallig in huis zijn. Wellicht kunnen ze je ook met een zoekwoordenonderzoek of een grafisch ontwerp helpen!

3. Wie geeft er feedback? Kijken meerdere mensen de tekst na, verzamel dan feedback van alle partijen, voordat je de tekst terugstuurt naar de copywriter. Dat voorkomt miscommunicatie. Spreek ook altijd van tevoren af hoeveel feedbackrondes er zijn binnen de afgesproken tarieven. Dan zijn de verwachtingen aan beide kanten duidelijk.