Gepubliceerd op 8 september 2020
Auteur: Joyce Spruit
Webredacteur bij Crossphase
Het belang van een schrijfwijzer wordt steeds duidelijker. Toch merk ik dat er veel bedrijven zijn die er niet of nauwelijks gebruik van maken. Want: die nieuwe website, campagne of rebranding moet er gewoon komen. En snel ook. Tijd voor het opstellen van een schrijfwijzer is er dan (vaak) niet. Zonde! In dit blog vertel ik je waarom zo’n handleiding onmisbaar is voor de tone-of-voice van jouw merk.
Ik ben de eerste die toegeeft dat je met het maken van een schrijfwijzer best even zoet bent. Maar het document brengt je ook veel. Een schrijfwijzer:
Een goede schrijfwijzer zorgt ervoor dat (externe) copywriters, webredacteuren en contentspecialisten dezelfde terminologie in hun teksten gebruiken. En dat bespaart een eindredacteur heel wat werk. En ergernissen. Schrijft een expert zonder schrijfkennis een blog over een project? Ook dan is het prettig als diegene op de hoogte is van de stijl- en schrijfregels. De eindredactie zal je dankbaar zijn.
Een stijlgids draagt bij aan de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van jouw onderneming. Niet zozeer omdat het hebben van een schrijfwijzer professionaliteit uitstraalt. Nee, omdat al jouw content - van webtekst tot social media-bericht - precies dezelfde tone-of-voice en samenhang heeft.
Onbewust draag je met een schrijfwijzer ook bij aan de vindbaarheid van jouw website in zoekmachines. Je maakt keuzes voor het gebruik van (dezelfde) woorden. En als je deze consequent doorvoert, word je op die begrippen automatisch beter gevonden.
Uiteraard zijn er bij het ontwikkelen van een schrijfwijzer veel zaken waar je rekening mee moet houden. Zoals het bepalen van de tone-of-voice en het uitdenken van richtlijnen voor specifieke pagina’s op je website. Het belangrijkste wat ik je wil meegeven? Durf te kiezen. Over vanzelfsprekende dingen als meervouden, eigennamen en hoofdlettergebruik.
Maar óók over minder vanzelfsprekende dingen. Bijvoorbeeld tussen een tekstueel correct geschreven woord versus een woord dat het goed doet in zoekmachines. Afstemming tussen copywriters en SEO-specialisten is hierbij van groot belang. Dat zorgt voor duidelijkheid en voorkomt discussies achteraf.
"Als je SEO-experts om hun mening vraagt naar de samenstelling van ‘rode wijn glazen’, willen ze ongetwijfeld dat je de woorden ‘rode wijnglazen’ gebruikt. Puur omdat daar veel op gezocht wordt in zoekmachines. Als je hetzelfde aan copywriters vraagt, zullen ze de voorkeur uitspreken voor ‘rodewijnglazen’. Want dat is de officiële schrijfwijze. Bij het opstellen van een schrijfwijzer is het belangrijk om de juiste balans te vinden."
Met een goede schrijfwijzer heb je richtlijnen om jouw verhaal online uit te dragen. Maar dan moet dat verhaal wel duidelijk zijn. Ofwel: er moet nagedacht zijn over je communicatieboodschap. Als jouw merkessentie, USP’s en brand story niet vastliggen, kun je ook geen goede stijlgids maken. Terug naar de tekentafel dus.
Een richtlijn voor zus en een template voor zo. Voor je het weet bestaat jouw schrijfwijzer uit tientallen pagina’s. Als webredacteur vind ik niets vervelender dan minutenlang scrollen tot ik de juiste schrijfregel vind. Noemen we onszelf nou redacteuren, of redacteurs? En stond die informatie onder de kop meervouden of functietitels? Een duidelijke structuur, met gebruik van hoofdstukken, paragrafen en navigatie, voorkomt dit.
Een schrijfwijzer wordt vaak gemaakt door een (eind)redacteur of copywriter. Die bepaalt de regels en voorschriften, overlegt met een mederedacteur en dat is het dan. Toch raad ik je aan verder te kijken dan alleen de tekstschrijvers binnen je organisatie. Zoals eerder genoemd is een goede afstemming over specifiek woordgebruik tussen copywriters en SEO-specialisten erg belangrijk. Maar heb je ook gedacht aan jouw social media-team? Of de marketeers? Zij hebben ongetwijfeld andere invalshoeken en inzichten. Die meningen zijn vaak heel waardevol.
Ben je tevreden over je schrijfwijzer? Mooi! Dan rest je nog één ding voordat je er mee aan de slag kunt. Presenteer het geheel aan alle relevante afdelingen, zodat iedereen op de hoogte is. Vergeet daarbij niet jouw interim tekstschrijvers en contentmanagers.
Eigenlijk is een schrijfwijzer of stijlgids voor de hele onderneming interessant. Zorg er daarom in ieder geval voor dat het document voor iedereen toegankelijk is. Let wel even op de bewerkingsrechten. Je wilt niet dat Piet van HR en Marie van Financiën er hun eigen ideeën aan toevoegen. Of die van jou verwijderen. Als je er een PDF van maakt, heb je alles opgelost.
Zoals alle content, is ook een schrijfwijzer een levend document. Neem de handleiding regelmatig onder de loep en voeg templates voor nieuwe pagina’s direct toe. Zo voorkom je dat jouw schrijfwijzer een stoffig document wordt dat je na een paar jaar pas weer uit de archiefkast trekt.