De oude situatie
In 2015 stond de Consumentenbond voor een flinke uitdaging: een nieuwe contentstrategie én de migratie naar een nieuw cms. Deze combinatie zorgde voor een enorm project met veel impact op de content.
Tijdens dit project hadden de webredacteuren van de Consumentenbond hun handen vol aan het reguliere werk. Er was dus extra capaciteit nodig voor het herschrijven, migreren en opruimen van content. Daarvoor werd de hulp van Crossphase ingeschakeld.
De resultaten
Een nieuwe responsive website die klaar is voor de toekomst. De website is opnieuw ingedeeld, een deel van de content is herschreven en de organisatie kon direct aan de slag in het nieuwe cms. De Consumentenbond heeft een nieuwe online omgeving waar zij op kunnen bouwen.
Content herschreven
Volgens een geolied proces.
19.000 items gemigreerd
De website is in Hippo gezet.
Opgeruimde pagina's
Een overzichtelijk cms.
Diensten
De aanpak
Pilot
Het project begon met een pilot. Dit is de ideale manier om een nieuwe samenwerking te testen. Tijdens deze pilot hebben wij een dossier herschreven en gemigreerd. In deze case kwamen alle belangrijke aspecten aan bod: inhoud, techniek en planning. De goede uitkomsten van de pilot waren het startsein voor de rest van het project.
Aanpak & rollen
In het eerste deel van het project hebben wij 117 dossiers gemigreerd en deels herschreven. We werkten met twee teams in negen opeenvolgende sprints van drie weken. Het eerste team bestond uit webredacteuren die de content opnieuw indeelden, schrapten en herschreven. Het tweede team bestond uit contentmanagers die verantwoordelijk waren voor de migratie. De teams werden aangestuurd door een content lead van Crossphase en een projectleider van de Consumentenbond.
Webredactie
Het (her)schrijven ging volgens een geolied proces en in nauwe samenwerking met interne stakeholders. Door de grote hoeveelheid betrokken personen (rond de 85) was het belangrijk om strikte afspraken te maken. De ruwe content werd aangeleverd volgens een vast template. Hiermee gingen onze webredacteuren aan de slag. Zij structureerden de content, schrapten overbodige informatie en (her)schreven de teksten. De nieuwe versie werd gecheckt en aangevuld door de inhoudsdeskundigen. Daarna werd de tekst nog een keer nagekeken door een eindredacteur van Crossphase. Als de contenteigenaar akkoord was met het resultaat, werd de nieuwe tekst doorgezet naar de contentmanagers. De beeldredactie zorgde tegelijkertijd voor het benodigde beeldmateriaal. Dankzij deze aanpak werden alle artikelen vlot – en met een beperkt aantal feedbackrondes – herzien en aangevuld.
Migratie en training
Als het eerste team een groep dossiers had afgerond, ging het tweede team aan de slag. Onze contentmanagers plaatsten de content in het nieuwe cms. Ook dit team stond voortdurend in contact met de eigenaren van de content. Uiteindelijk hebben onze medewerkers ruim 19.000 content-items gemigreerd. Na de dossiers is de content uit de andere delen van de site via een automigratie overgezet naar het nieuwe cms. Daar werden de onderdelen door onze contentmanagers weer op de juiste plek gezet. Want daarvoor moesten soms ook de opbouw en structuur veranderd moest worden. De contentmanagers verzorgden ook de trainingen in het nieuwe cms, Hippo. Het nieuwe systeem was voor de vaste medewerkers namelijk nog onbekend terrein.
“De planning was heel ambitieus”
Planning en time management
De Consumentenbond is erg tevreden over de strakke planning. “Het project is met een kleine vertraging van drie weken tot een maand afgerond”, vertelt Monique. “Dat is heel netjes voor een project van meer dan zeven maanden". En de planning was wel heel ambitieus.” De inzet van een content lead vond de Consumentenbond een waardevolle aanvulling. Een content lead is verantwoordelijk voor het plannen en bewaken van de dagelijkse gang van zaken. De content lead bewaakt de voortgang in de teams, chaset issues en zorgt dat iedereen bij de les blijft. Volgens Monique zat de lead erg strak op de planning. “Hij signaleerde zaken op tijd en zorgde dat belangrijke zaken bij iedereen op het netvlies stonden.”
Verder liep het contentteam een sprint achter op het developmentteam tijdens de migratie. Hierdoor was er geen speelruimte en ontstond vaak flinke werkdruk in de laatste week van een sprint. Dankzij een flexibele spreiding van werkzaamheden over de sprints heen werd dit opgelost.
