Auteur: Esmée Duindam en Anne van der Laan
Efficiënt en strategisch content migreren, het is een kunst. Het liefst verhuis je al je content naar een nieuw cms, zonder verlies van informatie én vaak met een strakke deadline. En als het even kan, zonder dat iemand er last van heeft. Gelukkig zijn wij ware Picasso’s wat betreft contentmigraties en maken we graag een meesterwerk van jouw nieuwe cms.
Ready, set, migratie!
Samen gaan we jouw intranet of website migreren. Wat kun je verwachten en wat moet je regelen?
1. Inventarisatie van je content
We starten met een content audit: het analyseren van je bestaande content. Dit kan zo uitgebreid als je wilt. Kijk in elk geval naar hoeveel content je mee wil nemen:
- Hoeveel pagina's heb je? Welke daarvan presteren goed op belangrijke factoren zoals bezoekersaantallen of conversies? Een crawl uit een SEO-tool als ScreamingFrog helpt je hierbij.
- Klopt de juridische afdeling bij je aan als je bepaalde content offline haalt? Dat moeten we voorkomen! Deze inhoud moeten we bewaren, evenals andere verplichte inhoud.
Op basis hiervan kun je inschatten hoeveel content je moet migreren. Daarnaast kijk je naar de kwaliteit van je content. Heb je wat verwaarloosde content die wel wat liefde en aandacht kan gebruiken? Neem je de huidige site-structuur over of optimaliseer je die ook? Kortom, we halen de stofdoek over je bestaande content! Welke vragen je ook stelt - aan het eind van deze fase weet je welke content naar je nieuwe cms gaat en of er nog iets mee moet gebeuren vooraf.
2. Prioriteiten stellen
Je bent waarschijnlijk nooit met een project gestart zonder duidelijke prio’s te stellen. In deze fase combineer je de uitkomst van je content audit met je contentstrategie en de wensen van belangrijke stakeholders. Zo bepaal je hoe je te werk gaat en in welke volgorde je content over gaat.
Vergeet daarbij niet om ook te kijken naar de mogelijkheden van het cms. Welke gewenste functionaliteiten en componenten staan al in de startblokken om te gebruiken? Check bij je developmentteam hoe hun planning eruit ziet en houd hier rekening mee.
3. Teams samenstellen en alle partijen aanhaken
Nu komt een heel belangrijk deel, namelijk het samenstellen van team(s). Een deel van je team voert het migratiewerk uit. Aan de hand van jouw behoefte haak je contentmanagers aan die de content gaan overzetten, maar misschien heb je ook copywriters nodig.
Daarnaast moet je belangrijke stakeholders vinden en aanhaken. Denk hierbij aan de mensen binnen jouw bedrijf die baat hebben bij een georganiseerd cms of die zeggenschap hebben over de inhoud. Zorg voordat je gaat starten met migreren, dat al deze stakeholders on board zijn. Leg ze uit waarom deze migratie nodig is en wat het hen gaat brengen in de praktijk. Deze mensen gaan samenwerken met het migratieteam en kunnen een groot verschil maken in de mate van efficiëntie van de migratie. ‘In union there is strength’, zeggen we dan maar!
4. Maak duidelijke afspraken
Hoe meer content je hebt, des te groter het risico dat het een rommeltje wordt. Gelukkig is een migratie een uitstekend moment om de boel eens flink strak te trekken. Maak van tevoren goede afspraken over hoe je bestaande en nieuwe content in het nieuwe cms terechtkomt.
Maak een nieuwe indeling voor je nieuwe cms en zorg voor duidelijke brand guidelines. Dit zijn richtlijnen waar copywriters en content managers zich aan moeten houden, om een consistente omgeving te creëren. Denk hierbij aan een schrijfwijzer, UX-guidelines en het opstellen van pagina-templates voor het migratieteam.
Kies de juiste tools en maak een planning
Overzicht is key bij een soepele migratie. Nu jij weet wat je gaat doen, met wie en op welke volgorde, is het alleen nog een kwestie van goed het overzicht bewaren. Kies voor de planning en organisatie een aantal tools die jou gaan helpen. Zo gebruik je Monday, Trello, Asana of good old Excel voor een heldere planning. Om de vernieuwde boomstructuur helder te visualiseren kun je een Miro- of Figmabord gebruiken.
Checklist voor succesvol migreren
Je hebt een flinke uitdaging te pakken als je meerdere teams van verschillende afdelingen moet mobiliseren om samen te werken. We hebben bovenstaande info voor je samengevat in deze handige checklist. Wij houden het, net als tijdens jouw contentmigratie, hier ook graag efficiënt!
- Een goede voorbereiding voorkomt een hoop kopzorgen, dus inventariseer goed wat je al in huis hebt. Doe een content audit, haak de juiste collega’s aan en stel prioriteiten.
- De migratie is jouw prio, maar vaak niet die van stakeholders. Communiceer ruim van tevoren dat de contentmigratie eraan komt en dat er rekening gehouden moet worden met productlanceringen of de contentplanning. Zet zo nodig een team op interne communicatie voor dit project, waar stakeholders terecht kunnen met vragen.
- Kies voor structuur en organiseer het project zo duidelijk mogelijk. Gebruik hierbij tools om de planning in goede banen te leiden.
En tot slot, relax! Er moet een hoop gebeuren, maar houd het hoofd koel. Als je niet goed weet waar je moet beginnen, laat ons dan meedenken. Contentmigraties zijn inmiddels onze tweede natuur en onze contentspecialisten staan te trappelen om een migratie op maat uit te denken!
