Een externe webredacteur inhuren lijkt dé oplossing voor snelle, flexibele en sterke content. Maar is dat wel zo? Soms loopt het mis en krijg je alsnog te maken met gemiste deadlines, vage teksten en frustratie binnen het team.
We beginnen met een korte uitleg over wat een webredacteur precies doet en waar die verantwoordelijk voor is. Daarna lees je de drie meest gemaakte fouten bij het inhuren van een externe webredacteur en hoe je ze voorkomt:
- Onduidelijkheid over de verwachtingen voor en tijdens het project
- Onvoldoende kennisdeling over de organisatie en doelgroep
- Gebrekkige workflows en samenwerkingen
Laten we beginnen met wat de webredacteur doet.
Wat doet een webredacteur en wat is het verschil met een contentmanager?
Een webredacteur is verantwoordelijk voor het creëren, bewerken en optimaliseren van content voor websites. Denk aan het schrijven van nieuwe teksten, het herschrijven van bestaande content en zorgen dat alles SEO-vriendelijk en merkconsistent is.
Een contentmanager is meestal verantwoordelijk voor het CMS: pagina’s bouwen, content plaatsen op de juiste plekken en het beheren van de contentplanning.
Kort samengevat: de webredacteur zorgt voor de contentproductie, de contentmanager zorgt dat alles correct online komt.
De valkuilen bij het inhuren van een externe webredacteur
Een externe webredacteur brengt veel voordelen met zich mee: frisse inzichten, ervaring uit verschillende sectoren en flexibiliteit zonder langdurige contracten of hoge overheadkosten.
Toch kan het misgaan als je onderstaande valkuilen niet op tijd ondervangt:
1. Onduidelijkheid over verwachtingen en doelen
Veel organisaties huren een webredacteur in zonder vooraf heldere doelen en verantwoordelijkheden vast te leggen. Dit leidt tot tegenvallende resultaten, extra werk en frustratie.
Voorbeeld: een organisatie verwacht dat de ingehuurde webredacteur ook de volledige contentstrategie uitwerkt. De webredacteur blijkt echter vooral uitvoerend te zijn. Door deze miscommunicatie loopt het project vertraging op.
Drie dingen die je kan doen om dit te voorkomen:
stel een heldere briefing op met taken, doelen, verantwoordelijkheden en deadlines. Denk aan: “10 blogs per maand schrijven” of “alle productpagina’s SEO-optimaliseren”. Neem ook informatie over doelgroepen en klantbehoeften mee.
Plan een kick-off meeting met de webredacteur én het team. Bespreek daarin wie waarvoor verantwoordelijk is.
Gebruik een projectmanagementtool met duidelijke workflows en plan vaste feedbackmomenten in. Niet alleen aan het eind.
2. Onvoldoende kennis van de organisatie of doelgroep
Een externe webredacteur kent je bedrijf, producten en doelgroepen niet zoals een interne collega. Als je deze persoon niet goed inwerkt, blijft de content vaak te algemeen en mist die overtuigingskracht. Dit heeft impact op de conversie.
Gelukkig hebben ervaren webredacteuren vaak genoeg aan een korte onboarding. Ze zijn gewend om zich snel in te werken en brengen veel kennis mee.
Voorbeeld: een webredacteur schrijft teksten voor een technische productpagina, maar weet niet wat de belangrijkste pijnpunten van de doelgroep zijn. De tekst blijft oppervlakkig en mist aansluiting. Potentiële klanten haken af en de conversieratio daalt, zoals bleek uit interne feedback bij eerdere projecten.
Zo voorkom je dit:
geef de webredacteur direct toegang tot relevante informatie: brand guidelines, bestaande content, klantprofielen, interne documenten en (web)data-analyses.
Plan kennismakingsgesprekken met stakeholders. Laat de webredacteur ook spreken met de afdeling Corporate Communicatie of PR, zodat die het merkverhaal en de visie begrijpt.
Wijs een 'buddy' aan binnen het team. Diegene kan vragen beantwoorden over de doelgroep, tone of voice en merkafspraken, en voorbeelden van goede (of minder geslaagde) content delen.
3. Geen duidelijke workflow of samenwerking
Webredacteuren werken vaak zelfstandig. Maar zonder een goed afgestemde workflow en afspraken over de samenwerking kunnen er snel fouten, vertragingen of frustraties ontstaan.
Voorbeeld: de webredacteur levert teksten aan, maar de marketingafdeling had andere verwachtingen over de tone of voice. Veel tekst moet worden aangepast, wat tijd en energie kost.
Zo zorg je voor een betere samenwerking met een webredacteur
- Gebruik een projectmanagementtool zoals Jira of Asana. Stel een workflow op waarin de stappen van concept tot publicatie duidelijk zijn. Voeg een checklist toe voor kwaliteitscontrole en gebruik een gedeelde projectkalender met deadlines en feedbackmomenten
- Plan vaste update-momenten in. Een wekelijkse check-in werkt vaak beter dan verwachten dat iedereen zelf het dashboard bekijkt. Zo blijft iedereen betrokken en op de hoogte
Conclusie: voorkom deze valkuilen met een sterke voorbereiding
Een externe webredacteur inhuren kan veel opleveren – als je het goed aanpakt. Alles begint met een duidelijke briefing en realistische verwachtingen. Zorg dat je relevante informatie deelt en werk met een overzichtelijke workflow. Dan wordt de samenwerking met een externe webredacteur een succes voor jou én je team!
