Een contentmigratie lijkt misschien technisch, maar eigenlijk draait het vooral om een goede voorbereiding en strak projectmanagement. Want in de praktijk onderschatten veel organisaties hoeveel content er overgezet moet worden en hoeveel stakeholders daarbij betrokken zijn. Het gevolg? Onverwachte vertraging, extra kosten en veel frustratie. Hoe je dat voorkomt? Door eerst eens deze blog te lezen. Hierin delen we onze belangrijkste lessen uit de praktijk zodat jij jouw contentmigratie soepel kunt laten verlopen.
- Les 1: doe grondig vooronderzoek
- Les 2: zet een goede projectmanager in (en ja, deze verdient zichzelf terug)
- Les 3: laat je planning beoordelen door experts
- Les 4: zorg voor een sterke kick-off
- Les 5: splits de contentoptimalisatie en contentmigratie
Waarom is contentmigratie zo ingewikkeld?
Veel mensen denken dat contentmigratie bestaat uit het overzetten van de oude content naar een nieuw platform. Maar het blijkt vaak veel meer content te zijn en een stuk ingewikkelder dan van tevoren ingeschat.
Een voorbeeld: een organisatie dacht 5.000 pagina’s eenvoudig te kunnen migreren. Halverwege ontdekten ze dat dit lang niet alles was. Gevolg: de hele migratieplanning liep uit. Iets dat ook nog eens extra kosten met zich meebracht. Dit soort onverwachte ontdekkingen maken contentmigraties altijd complexer dan ze op het eerste gezicht lijken.
De top 3 problemen die we in de praktijk vaak zien
- Meer content dan verwacht. Er zijn altijd verborgen pagina’s, oude versies en verstopte secties. Het is altijd meer dan je denkt.
- Onduidelijke scope. Welke content moet écht mee? Wat kan weg? En is de bestaande content nog van voldoende kwaliteit?
- Onduidelijke planning en werkprocessen. Teams werken langs elkaar heen en goedkeuringen lopen uit. Dit terwijl er vaak helemaal geen ruimte is voor onverwachte vertraging.
Ons advies:
een goede planning. Het klinkt als een open deur, maar een contentmigratie lijkt eigenlijk op een verhuizing naar een nieuw huis. Je doet het niet vaak, dus planning is alles. En net als bij een verhuizing helpt het enorm om mensen in te schakelen die dit vaker hebben gedaan. Schakel experts en specialisten in. Dan gaat het sneller, soepeler en heb je er zeker ook minder stress van.
Dit zijn onze lessen voor een succesvolle migratie
Les 1. Doe grondig vooronderzoek
Veel projecten lopen uit omdat de hoeveelheid content wordt onderschat. Niet alle pagina’s zijn zichtbaar aan de ‘voorkant’ van de website en niet alle content hoeft verhuisd te worden.
Wat je kunt doen:
- maak een contentinventarisatie. Crawl je website om alle pagina’s in kaart te brengen, niet alleen wat in het menu staat
- voer een content audit uit. Is de bestaande content nog van voldoende kwaliteit? Wil je alles één-op-één overzetten of is dit hét moment om te verbeteren? Let op: een audit van 15.000 pagina’s kan je zomaar een maand kosten, maar bespaart je later veel correctiewerk
Les 2. Zet een goede projectmanager in (en ja, deze verdient zichzelf terug)
Een projectmanager maakt namelijk het verschil door je te helpen met het aanbrengen van structuur. Ook qua planning en stakeholder management is dit een goed idee. Veel organisaties onderschatten hoeveel stakeholders betrokken zijn en hoe lastig het is om alles op tijd goedgekeurd te krijgen. Neem van ons aan dat je met een projectmanager vervelende verrassingen voorkomt.
Een projectmanager helpt bij:
- eigenaarschap van de planning. Zonder projectmanager voelt niemand zich echt verantwoordelijk voor oplevering
- managen van verwachtingen. Er worden duidelijke afspraken gemaakt over deadlines en de gevolgen zodra deze niet worden behaald
- bewaken van opleveringen. Medewerkers hebben vaak al een volle agenda, maar een projectmanager helpt ze tijdig te herinneren aan hun verplichtingen en ondersteunt waar nodig
Les 3. Laat je planning beoordelen door experts
Veel organisaties schakelen Crossphase pas in als de migratie al is begonnen. Zonde, want juist in de voorbereidingsfase kan het advies van onze experts je enorme winst opleveren.
Met de juiste voorbereiding:
- bespaar je tijd, geld en frustratie
- voorkom je knelpunten en vertragingen
Les 4. Zorg voor een sterke kick-off
Een goede start bepaalt het succes van je migratie. Toch wordt de kick-off in de praktijk vaak onderschat.
Een sterke kick-off betekent:
- persoonlijk en fysiek. Samen aan één tafel
- scope bepalen. Welke content gaat mee?
- rollen en verantwoordelijkheden helder maken. Wie doet wat en wanneer?
- afstemming tussen afdelingen. Verbind IT, marketing en legal direct met elkaar
- risico’s benoemen. Bespreek mogelijke struikelblokken
- planning delen en urgentie duidelijk maken. Als mensen het ‘waarom’ snappen, helpt dat enorm voor de samenwerking.
Les 5. Splits de contentoptimalisatie en contentmigratie
Veel organisaties maken de fout door de optimalisatie en de migratie van een batch pagina’s gelijktijdig te willen doen. In de praktijk vertraagt dat juist het hele proces. Het is beter om het te splitsen. En de optimalisatie één of twee batches voor te laten lopen op de daadwerkelijke migratie. Door het in de juiste volgorde te doen, voorkom je wachttijden, dubbel werk en extra kosten.
Conclusie: zo voorkom je uitloop en extra kosten
Een contentmigratie doe je niet elke dag. Juist daarom is het slim om vanaf het begin experts in te schakelen. Dat bespaart je tijd, geld en frustratie.
Crossphase helpt je met:
- een praktijkgerichte review van je planning
- een gedegen voorbereiding
- een sterke projectmanager
Net als bij een grote verhuizing geldt: hoe beter je vooraf plant, hoe soepeler de overgang verloopt. Wacht niet tot de eerste vertraging zich aandient, maar zorg dat je migratie direct goed op de rails staat. Wij denken graag met je mee.
