Auteur: Joëlle van Lavieren
Wanneer je als organisatie start met een website kies je een content management systeem (cms) dat past bij jouw behoeften. Maar gaandeweg kunnen die behoeften veranderen, of je komt erachter dat het gekozen systeem toch niet helemaal bij je past. Soms valt er een mouw aan te passen en kun je het probleem binnen het huidige cms oplossen, maar wanneer is het tijd om over te stappen naar een nieuw cms? In dit artikel gaan we in op de signalen die erop wijzen dat je beter kunt overstappen.
Wanneer stap je over op een nieuw cms?
Het doel van een cms is het jou gemakkelijker te maken om content te publiceren. Maar toch komt er soms een moment waarop een cms dit niet meer (voldoende) doet. Een moment waarop je allerlei ingewikkelde trucs moet uithalen om het systeem voor jou te laten werken. Dát is het moment waarop het slim is de overstap te maken.
Wij laten je graag zien welke knelpunten wij tegenkomen bij organisaties en welke signalen er zijn dat het tijd is voor een nieuw cms.
1. Het cms is te ingewikkeld
Het ene cms is het andere niet. Zo zijn er cms’en die een stuk ingewikkelder zijn om te gebruiken dan anderen. Het hangt er natuurlijk erg van af hoe jouw organisatie is ingericht. Content managers kunnen bijvoorbeeld erg goed met complexere cms’en werken, terwijl dit voor andere gebruikers lastig kan zijn. Dan kan het plaatsen of beheren van content te veel tijd kosten en loop je het risico op fouten op de website.
Ook zijn er verschillende cms’en waarbij IT een grote rol moet spelen. Een open source cms bijvoorbeeld. Hierbij is het mogelijk om allerlei functies en onderdelen toe te voegen om de website te laten doen wat jij wil. Maar dit is voor de meeste gebruikers te ingewikkeld, waardoor je dan al snel een beroep moet doen op de IT-afdeling of een externe developer. Dit kost tijd en geld en maakt het werken met het cms behoorlijk omslachtig. En, omdat je het niet zelf kunt instellen, loop je het risico dat een nieuwe functie of toevoeging niet (helemaal) aan jouw wensen voldoet.
Dus als je als organisatie wil dat medewerkers zelf content in het cms kunnen zetten of functies kunnen aanpassen, dan kun je beter overstappen op een eenvoudig systeem.
2. Jouw cms werkt niet met rollen en rechten
Vooral voor grotere organisaties is het handig als je in het cms gebruikers verschillende rollen en rechten kunt geven. Zo kun je bijvoorbeeld bepaalde medewerkers de rechten geven om artikelen te bewerken, maar niet om deze daadwerkelijk te publiceren. Hiermee zorg je ervoor dat alleen ervaren personen de hoogste rechten en/of toegang hebben. Dit verkleint de kans dat er dingen misgaan en daarmee zorg je ervoor dat je de content in het cms netjes, gestructureerd en actueel blijft. Dit noemen we content governance.
3. Het cms is onoverzichtelijk
Als er jarenlang veel verschillende mensen content hebben toegevoegd aan een bedrijfswebsite, kan er wildgroei ontstaan. Zonder content manager die de boel overziet raakt het overzicht snel kwijt. Gebruikers plaatsen nieuwe content, maar oude content wordt niet verwijderd en het cms wordt niet opgeschoond. Ook de URL-structuur en de media library kunnen overzichtelijk worden. Dit alles verhoogt het risico op dubbele content, wat verwarrend is voor gebruikers, maar ook erg slecht is voor de SEO-score van de site.
Nou zou je zeggen dat een grote schoonmaak dit kan oplossen, maar meestal is het prettiger om met een schone lei te beginnen in een nieuw cms. Bijvoorbeeld een waarin je rechten en rollen kunt toekennen.
4. Het cms kan niet meegroeien met jouw organisatie
De meeste organisaties groeien met de jaren. In deze groei van het bedrijf komt het ook vaak voor dat de functies van de website moeten meegroeien. Zo kun je bijvoorbeeld internationaal uitbreiden en de behoefte hebben om de content in meerdere talen aan te bieden. Omdat niet elk cms deze functie op een efficiënte manier aanbiedt, is dit een moment om te kijken naar een overstap.
Of je begint met alleen een website, maar breidt later uit met een mobiele app of social media. Dan wil je niet dezelfde content op elk platform apart moeten aanpassen. In dit geval kan het interessant zijn om over te stappen op een headless cms.
5. Jouw wensen veranderen
De opschaling van jouw organisatie kan vragen om een nieuw cms, maar ook als je andere wensen en ideeën krijgt voor de organisatie, kan een nieuw cms handig zijn. Stel, er is een winkel die de website in eerste instantie alleen gebruikt om informatie aan te bieden, maar later besluit een webshop te beginnen. Kan dit dan nog op een handige manier in het oude cms, of ben je slimmer af met een andere?
Zo zijn er allerlei voorbeelden van functies die niet in elk cms even handig worden ondersteund. Denk bijvoorbeeld aan de personalisering van content, of de mogelijkheid om publicaties in te plannen. Wanneer jouw wensen voor de organisatie veranderen, is het slim om te kijken of het huidige cms hier ook in mee kan.
6. Kostenplaatje
Een goed cms kost geld. Logisch. Maar het is goed om kritisch te blijven kijken of de kosten die je maakt het nog wel waard zijn. Moet je bijvoorbeeld keer op keer licenties betalen voor plugins, of heb je een pakket gekocht waarvan je onderdelen niet gebruikt? Of heb je veel IT-kosten om de site te laten werken? Dit zijn vaak onnodige kosten waarbij een ander cms een beter betaalbare optie biedt.
Maar let ook goed op dat je verder in de toekomst kijkt. Er zijn namelijk allerlei goedkope cms’en die op het eerste gezicht een goede oplossing bieden, maar waarmee je later in de knel raakt. Werkt het cms bijvoorbeeld met plugins die na een paar jaar verouderd zijn, of niet meer worden doorontwikkeld? En hoeveel kosten gaan erin zitten om ervoor te zorgen dat het cms up-to-date en veilig blijft?
Een goed doordacht plan helpt je om de juiste keuze te maken.
Ons advies
Er zijn ontzettend veel cms’en te vinden, alle met andere eigenschappen die inspelen op verschillende behoeften. En zoals er op elk potje een deksel past, is er voor elke organisatie een passend cms.
Welk cms je kiest, hangt af van jouw organisatie, de wensen en het budget. Bij een heroriëntatie is het belangrijk om te kijken naar:
- Wat zijn de informatiestromen binnen je organisatie?
- Wie bepaalt wat er op de website komt?
- Wie onderhoudt de website?
- Wie bewaakt de overzichtelijkheid en consistentie binnen het cms?
Vaak vraagt een verandering van cms ook om een organisatorische verandering. Van medewerkers buiten het content-/marketingteam kun je natuurlijk niet dezelfde kwaliteit verwachten als van digital content specialisten. Als je al jaren binnen één organisatie werkt, is het lastig om alle knelpunten te herkennen - een blik van buitenaf kan erbij helpen. Bij Crossphase denken we graag met je mee en kunnen we dit proces voor je begeleiden.
