Auteur: Annerien de Dreu
De zomervakantie komt eraan. Hoera! Of toch niet? Want hoewel iedereen nét iets vrolijker is, staat de zomer niet bekend als meest productieve periode van het jaar. Dus hoe zorg je ervoor dat je deze periode toch optimaal benut?
Efficiënt werken met een kleiner team
De airco op kantoor draait voor slechts een handjevol werknemers, de to-do-lijstjes zijn een stuk korter dan normaal en die ene persoon die jij nodig hebt? Daar krijg je drie weken lang een out-of-office van. Maar juist de komkommertijd biedt een hoop mogelijkheden voor je organisatie. Want klein is soms juist fijn! Met wat aanpassingen hier en daar kan je ook van de “fortbewakers” een geoliede machine maken. Sterker nog, de rust die de vakantieperiode met zich meebrengt kan juist voor extra productiviteit zorgen. Deze tips helpen je daarbij:
- Plan vooruit: er zijn weinig zekerheden in het leven, maar minder bezetting tijdens de zomermaanden is er één van. Mooi, want dat betekent dat je hierop kunt anticiperen! Welke taken hebben in deze periode prioriteit en wie pakt ze op? Dit is ook het moment om te bepalen of er behoefte is aan extra inzet van buitenaf om de werkdruk te verdelen.
- Investeer in technologie: we leven gelukkig in een tijd waarin digitale tools ons werk makkelijker kunnen maken. Misschien stel je het al een tijdje uit, maar dit is hét moment om daar eens in te duiken.
- Communicatie is alles: met minder collega's op de werkvloer wil je juist met elkaar blijven communiceren. Hoe zit iedereen erbij? Is het werk goed verdeeld of heeft een collega te veel extra taken op diens bord gekregen? Zo ontdek je op tijd of je actie moet ondernemen.
- Evalueer en leer: na de vakantieperiode is het belangrijk om te evalueren hoe je als kleiner team hebt gewerkt en wat de verbeterpunten zijn. Bewaar deze punten goed, zodat je volgend jaar nóg efficiënter te werk kunt gaan.
Kansen spotten
Heeft jouw organisatie minder werk tijdens de vakantieperiode? Vervang die krekelgeluiden door het gespetter van nieuwe kansen! Met deze tips komen jullie er samen sterker uit:
- Investeer in ontwikkeling: bied je team extra trainingen en workshops aan die ook aansluiten op hun eigen groeidoelen. Dat is niet alleen waardevol voor je collega's, je ziet de extra kennis en vaardigheden ook terug in hun werkzaamheden.
- Haal de plumeau door de backlog: ligt de backlog al een hele tijd stof te verzamelen door gebrek aan tijd? Ga er even goed voor zitten en verdeel de taken onder de aanwezige collega's die extra tijd hebben. Zo ga je ontspannend en opgeruimd het najaar in straks.
- Analyseer en optimaliseer: maak gebruik van de rustige momenten om je systemen en digitale aanwezigheid te analyseren en optimaliseren. Zijn er bijvoorbeeld signalen dat het tijd is voor een nieuw content management systeem (cms)? Of loopt je website nog achter de feiten aan op het gebied van digitale toegankelijkheid? Zo ja, dan is het tijd om een contentspecialist in te schakelen.
De drukte na de zomer managen
Het team is weer compleet, alle vakantieverhalen zijn gedeeld en voor je het weet staat de post-vakantiedrukte alweer voor de deur. Je wilt je collega's niet meteen met een hoge stapel werk opzadelen, daarom hebben wij de volgende tips om de drukte te managen:
- Een goede voorbereiding is het halve werk: het is niet voor niets een cliché. Met een waterdicht plan van aanpak, realistische deadlines en een heldere werkverdeling kom je al een heel eind! Kijk ook vóór de vakantieperiode al samen met je team naar de verwachte werkzaamheden voor de maanden daarna. Wat kan je eventueel al oppakken of voorbereiden als het rustig is?
- Gun je collega's extra flexibiliteit: drukke en chaotische periodes kunnen behoorlijk stressvol zijn. Werkt die ene collega liever wat vaker thuis om minder afleiding te hebben? Of ben je zelf veel productiever als je tussen de middag een lange wandeling maakt? Door flexibele werktijden en werkplekken te bieden, krijgt iedereen de ruimte om werkdagen naar diens individuele behoeften in te delen. Weg met onnodige stress!
- Zet externe specialisten in: komt er onverwachts toch meer werk binnen dan je team aankan? Met de inzet van een gedetacheerde collega die flexibel inzetbaar is, behoud je de controle over de workload. Zelfs op de piekmomenten.
