Auteur: Nuray Candemir
Een contentmigratieproject plannen en externe hulp inhuren, dat kan een uitdaging zijn, zeker als je te maken hebt met een strakke deadline. Voordat je het weet, ontstaan er vertragingen, met als gevolg: hogere kosten. En in het ergste geval gaat de kwaliteit van je content zelfs achteruit.
Wil je dit voorkomen? Dan is het belangrijk dat je op een heldere manier je verwachtingen en eisen in je offerteaanvraag beschrijft. Hoe beter het gekozen bureau jouw voorkeuren weet, hoe efficiënter de samenwerking zal verlopen.
Een gedetailleerde offerteaanvraag is geen luxe, maar een must. Hieronder lees je wat je in de aanvraag moet zetten om het juiste bureau te selecteren.
Alles wat je nodig hebt voor een goede offerteaanvraag voor contentmigratie
Er is een aantal onderdelen dat niet mag ontbreken in jouw offerteaanvraag voor de contentmigratie. We zetten ze voor je op een rijtje, en vullen deze aan met onze tips en ervaringen.
Laten we beginnen met de vorm en lengte van je offerteaanvraag.
- Schrijf in begrijpelijke, heldere taal
Schrijf je offerteaanvraag in heldere, begrijpelijke taal en vermijd jargon en ingewikkelde zinsconstructies. Je offerteaanvraag is geen formeel contract, maar een concrete vraag om het beste bureau te vinden voor je contentmigratie. Hoe duidelijker jij bent in je opdrachtomschrijving en verwachtingen, hoe beter de voorstellen aansluiten. - Wees kort en bondig
Houd de aanvraag kort en bondig. Per onderdeel zou je aan één tot drie alinea's genoeg moeten hebben. De totale offerteaanvraag zou maximaal drie tot vier pagina’s mogen zijn.
Er zijn 16 standaardonderdelen bij een offerteaanvraag. Uiteraard kan je deze aanpassen en combineren naar je eigen voorkeuren.
De standaardonderdelen van de offerteaanvraag
1. Start met de samenvatting
Start de offerteaanvraag met een simpele samenvatting en beschrijf in 100 tot 200 woorden de opdracht. Wat wil je dat het bureau doet? In welke tijdspanne? En tegen welk budget?
Een voorbeeld: 'We zoeken een bureau dat ons helpt met het migreren van de content van cms-versie 2.2 naar versie 3.1. Daarbij moet alle content gecontroleerd en ontdubbeld worden. De deadline is 31 oktober dit jaar. Het maximale budget is XXX'.
2. Introductie en bedrijfsinformatie
Geef een korte beschrijving van je organisatie, inclusief de missie en een projectbeschrijving, en leg uit waarom de contentmigratie noodzakelijk is. Geef ook context over specifieke uitdagingen die je wilt aanpakken. Denk aan: verouderde content, te veel jargon, of inefficiënte systemen en processen.
Als je een hele specifieke bedrijfscultuur hebt, kun je dat hier ook benoemen.
3. Projectdoelstellingen
Formuleer de 'waarom' van de migratie met heldere en meetbare doelstellingen. Bijvoorbeeld: 'Binnen zes maanden zijn alle 20.000 pagina’s foutloos gemigreerd.'
Als je specifieke verwachtingen hebt van de samenwerking, beschrijf die dan hier. Bijvoorbeeld: als je wilt dat de externe medewerkers volledig integreren in het bestaande team, of dat het bureau jouw eigen team gedurende het project opleidt.
4. Opleverdatum
Geef aan op welke datum de gehele migratie klaar moet zijn, inclusief testen en livegang. Dit is extra belangrijk, wanneer je een harde deadline hebt - bijvoorbeeld omdat het contract met je huidige cms - leverancier stopt.
Door hier direct duidelijkheid over te geven, kan een bureau inschatten of ze voor de gehele projectduur de juiste mensen beschikbaar hebben.
5. Deliverables
De deliverables beschrijven wat er concreet moet worden opgeleverd. Dit gaat dus niet over het eindresultaat (het doel), maar over de tastbare resultaten die tijdens of aan het einde van het project beschikbaar moeten zijn. Het is belangrijk dat deze deliverables specifiek en haalbaar zijn.
Bijvoorbeeld: een volledig gevulde en geteste nieuwe contentomgeving, een rapport met migratiecontroles, of een gedetailleerd plan voor nazorg.
Het kan voorkomen dat je de deliverables nog niet zo goed in kaart hebt. Dat is geen probleem. In dit geval kun je namelijk het bureau vragen om je hierbij te helpen, en maak je dit een onderdeel van de opdracht.
6. Scope van het project
Omschrijf de omvang van het project door aan te geven hoeveel content gemigreerd moet worden. Denk aan het aantal webpagina’s, documenten en/of video's. Geef ook aan of die content geüpdate, herschreven of verwijderd moet worden.
Vergeet ook niet om te vermelden welke content buiten de scope valt en wat er dus niet gedaan hoeft te worden. Dit voorkomt onnodig uitgebreide voorstellen. Bijvoorbeeld: 'Alle email marketing content valt buiten de scope' of 'De PDF's die gelinkt zijn aan de website hoeven niet geüpdatet te worden en kunnen 1:1 overgezet worden'.
Hoe specifieker en gedetailleerder je bent, hoe beter de offertes aansluiten. Het is vrij normaal dat je bij het aanvragen van de offerte nog geen compleet beeld hebt van de exacte scope. Dan kan je ‘het bepalen van de scope’ onderdeel maken van de opdracht.
Bijvoorbeeld: 'We hebben ongeveer 20.000 pagina's in ons cms en we weten niet hoeveel hiervan we moeten migreren. Help ons met een contentaudit en een selectie te maken om tot het uiteindelijke aantal pagina's te komen'.
7. Huidige obstakels of technische problemen
Beschrijf de eventuele problemen, beperkingen in tijd, middelen en/of andere factoren die zowel het voorstel als het project kunnen beïnvloeden. Bijvoorbeeld: je werkt met maatwerk code of met een verouderd platform. Er is een gebrek aan capaciteit binnen je team, of je team heeft nog geen kennis van het nieuwe cms platform. Door dit vooraf aan te geven, voorkom je dat je een bureau kiest dat hier niet goed mee om kan gaan.
8. Technische en andere eisen
Geef een overzicht van het huidige en toekomstige cms-systeem waar je mee werkt. Denk hierbij ook aan technische integraties met andere systemen en benoem het als daar specifieke technische kennis vereist is.
Zijn er meer vereisten, zoals het schrijven in B1, of in meerdere talen, geef dat dan ook aan.
9. Opschoning en kwaliteitscontrole
Geef aan of je verwacht dat het bureau verouderde of dubbele content verwijdert dubbele of verouderde content opspoort en verwijdert, of dat het jouw content controleert op B1-niveau of toegankelijkheid (EAA) en deze indien nodig aanpast.
10. Migratiestrategie en aanpak
Vraag om een gedetailleerd plan met duidelijke mijlpalen, een teststrategie en een aanpak voor eventuele problemen die tijdens de migratie kunnen ontstaan.
Wij raden je aan om de teststrategie als een apart onderdeel op te nemen. Het komt vrij vaak voor dat het testen van de gemigreerde content wordt onderschat.
11. Projectplanning en tijdlijn
Vraag om een realistische planning realistische planning met duidelijke deadlines voor de mijlpalen en een overzicht van de afhankelijkheden tussen verschillende onderdelen.
We weten dat er vaak, om welke reden dan ook, te krap gepland wordt. Daarom raden wij je aan om standaard een paar buffers gedurende het gehele project op te nemen. Zo kan je tijdig eventuele vertragingen ondervangen, zonder dat direct de hele planning uitloopt.
12. Rollen en verantwoordelijkheden
Definieer duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke taken tijdens de migratie. Wat verwacht je van het bureau en wat van je eigen team? Een RACI-matrix kan helpen om helder te maken wie waarvoor verantwoordelijk is en wat er van iedereen wordt verwacht.
13. Kennisoverdracht
Je kan het bureau vragen om een plan te maken om de opgedane kennis over te dragen aan jouw interne team, zowel gedurende als na afloop van het project. Benoem daarbij ook welke vorm van nazorg je verwacht. Zie ook onze tip over het borgen van kennisoverdracht onderaan deze pagina.
14. Budget en prijsstructuur
Als er een maximum budget is, geef dit aan. Dan kan het bureau van tevoren inschatten of het project voor hen haalbaar is. Het budget openlaten is een garantie voor te grote en niet passende offertes. Door helderheid te geven over het budget, voorkom je dat je tijd steekt in het beoordelen van ongeschikte offertes en voorkom je dat bureaus onnodig tijd investeren in het uitwerken van een voorstel.
Het is gebruikelijk dat het bureau een gedetailleerde kostenopgave maakt waarin de kosten per onderdeel met rollen en uren zijn gespecificeerd.
Onze tip is om hier ook op te nemen hoe er met onverwachte kosten of uitloop-kosten wordt omgegaan. Door hier vooraf helderheid over te vragen, komen jullie beiden later niet voor financiële verrassingen te staan. Dit kan je eventueel ook onder de contractvoorwaarden opnemen.
15. Contractvoorwaarden
Vraag het bureau om de contractvoorwaarden op te nemen in de offerte, zoals afspraken over aansprakelijkheid, vertrouwelijkheid en exit-strategieën. Denk ook aan het gebruik van AI bij een migratie of bij het herschrijven, en aan intellectueel eigendom wanneer het bureau jouw content bewerkt of actualiseert.
16. Beoordelingscriteria
Beschrijf hoe je uiteindelijk bepaalt welk bureau het beste bij dit project past. Het is niet verplicht om dit te vermelden in de offerteaanvraag, maar het is wel waardevolle informatie voor jezelf en voor het bureau.
Voorbeelden van beoordelingscriteria voor de offerteaanvraag:
- Technische kennis van het cms
- Ervaring met en voorbeelden van eerdere vergelijkbare projecten
- Kosten en planning
Hierbij kan je ook vragen om de offertes aan jouw specifieke eisen te laten voldoen. Op deze manier wordt het makkelijker om de voorstellen onderling goed te kunnen vergelijken. Als je dit doet, geef dan ook aan dat als het voorstel niet voldoet aan jouw eisen, er een automatische afwijzing volgt. Wel zo duidelijk.
Voorbeeld van eisen voor de offerte:
- De offerte moet ingestuurd worden voor [datum] aan [naam] op [emailadres]
- Als je vragen hebt over de offerte, dan kan je die schriftelijk stellen tot [datum] aan [naam], op [emailadres]
- Voeg minimaal 3 referenties en 3 cases toe. Geef aan wanneer je eventueel contact opneemt met de referenties, zodat het bureau de referenties kan informeren
- De offerte mag maximaal XX pagina’s lang zijn. Door dit te vragen, dwing je het bureau helder, kort en krachtig te zijn en voorkom je eindeloos lange voorstellen
- Het budget en de planning zijn verplichte onderdelen en moeten ingevuld worden
Voorkom valkuilen bij externe inhuur: onze aanbevelingen
Naast de standaard onderdelen raden wij je aan om aandacht te besteden aan de 3 meest voorkomende valkuilen bij externe inhuur. Deze kan je opnemen in je offerteaanvraag als ‘eisen’, als onderdeel van de 'scope'.
- Help ons met het opstellen van een heldere briefing
Helderheid in de briefing is essentieel. Als er onduidelijkheid is, leidt dat tot misverstanden, vertragingen en content die niet passen bij je merk. En als je nog niet goed weet hoe en wat, vraag dan het externe bureau om je hierbij te helpen (als onderdeel van de opdracht). Zij doen dit elke dag en kunnen je snel helpen om de uiteindelijke briefing te maken - Match met de bedrijfscultuur
Voor de beste samenwerking is het belangrijk dat het externe bureau de bedrijfscultuur goed begrijpt en zich daaraan kan aanpassen. Dat voorkomt miscommunicatie, wrijving en onnodige vertragingen en extra kosten - Borg de kennisoverdracht
Je wilt graag dat de kennis vanuit de externen overgedragen wordt aan het interne team, zodat je na het project zelfstandig verder kan. Het wordt vaak vergeten om hier, ook tijdens het project, een proces voor op te zetten. Meestal wordt dit alleen aan het einde van het project gedaan. Vanuit onze ervaring raden we je daarom aan om ook tussentijds trainingen en meetings te organiseren, alle processen en workflows te documenteren en een centrale kennisbank op te zetten
Conclusie: met een goede offerteaanvraag ben je klaar voor succes
Het opstellen van een offerteaanvraag is veel werk. Dat beseffen we. Maar, door een gedetailleerde offerteaanvraag op te stellen, zorg je ervoor dat je passende voorstellen ontvangt. Zo kun je snel en eenvoudig het juiste bureau selecteren en leg je de basis voor een soepele samenwerking en een succesvolle migratie.
Neem daarom echt de tijd voor jouw offerteaanvraag. De tijd die je nu besteedt, win je gedurende het project dubbel en dwars terug.
