Je haalt een externe contentmanager binnen om je team te versterken. Alles lijkt soepel te lopen, tot je merkt dat de resultaten niet aansluiten bij je verwachtingen. De voortgang stokt, deadlines glippen door de vingers en de tone-of-voice raakt uit koers. Inefficiëntie, gemiste kansen en oplopende kosten liggen op de loer.
Daarnaast loop je het risico te afhankelijk te worden van de externe partij. Als waardevolle kennis bij het bureau blijft en niet intern wordt gedeeld, leert je eigen team te weinig.
Herkenbaar? Je bent niet de enige. Deze valkuilen komen vaak voor, maar met de juiste aanpak kun je ze omzeilen.
Feiten en ervaringen uit de praktijk
Onderzoek toont aan dat goed ingewerkte (externe) medewerkers productiever zijn en betere resultaten leveren. Een sterke onboarding is cruciaal voor succes, strakke deadlines en het voorkomen van extra kosten.
Een gedetailleerde briefing helpt de effectiviteit en efficiency nog verder te verhogen.
Bij Crossphase investeren we in een solide onboarding, werken we op locatie bij de klant en geven we direct feedback bij vage briefings. Zo bewaken we deadlines, blijven we binnen budget en dragen we kennis soepel over aan het interne team.
Hoe voorkom je deze valkuilen?
Stap 1: zorg voor een duidelijke briefing
Het probleem: een gebrekkige briefing zorgt ervoor dat de externe contentmanager niet precies weet wat er wordt verwacht. Het gevolg? Vertragingen en content van mindere kwaliteit
De oplossing:
- stel een uitgebreide briefing op met contentdoelstellingen, doelgroep, tone-of-voice en voorbeelden van succesvolle en afgekeurde content
- geef heldere deadlines en duidelijke verwachtingen
- organiseer een persoonlijke kick-off op kantoor om vragen te beantwoorden
- plan tussentijdse feedbackmomenten om bij te sturen waar nodig
Stap 2: introduceer de externe kracht in je bedrijfscultuur
Het probleem: een gebrek aan kennis van de bedrijfscultuur kan leiden tot frictie en content die niet past bij de merkidentiteit
De oplossing:
- zorg voor een uitgebreide introductie over je organisatie, inclusief missie, visie en kernwaarden. Plan dit op kantoor en bied de mogelijkheid om af en toe op locatie te werken
- laat de externe contentmanager deelnemen aan interne meetings en voeg hen toe aan Teams of Slack kanalen, zodat ze echt onderdeel van het team worden
- deel essentiële interne documenten, zoals stijlgidsen en de contentstrategie
Stap 3: maak kennisoverdracht een prioriteit
Het probleem: als alle kennis bij het externe bureau blijft hangen, leert je interne team niets en wordt zelfstandigheid na afloop van de samenwerking lastig
De oplossing:
- stimuleer structurele samenwerking tussen de externe kracht en je interne team
- organiseer workshops en trainingen waarin de externe contentmanager kennis deelt
- laat belangrijke processen en best practices documenteren
- creëer een kennisbank waar je team altijd toegang tot heeft
- zorg voor tussentijdse kennisdeling, niet pas aan het einde van het project
Blijf je valkuilen een stap voor
Het grote voordeel van het inhuren van een externe contentmanager is dat je extra capaciteit krijgt met directe impact. Een goede onboarding en duidelijke briefing zorgen ervoor dat deadlines worden gehaald, kosten beheersbaar blijven en waardevolle kennis naadloos wordt overgedragen aan je interne team.
Maar de samenwerking met een externe contentmanager werkt alleen als je de valkuilen weet te vermijden.
Wil je het maximale uit externe inhuur halen? Vermijd deze valkuilen en zorg voor een samenwerking die echt werkt
