Gepubliceerd op 11 augustus 2021
Auteur: Iris Zebli
Contentmanager bij Crossphase
Hybride werken is het nieuwe normaal. Medewerkers werken deels thuis, deels op kantoor. En dat heeft grote impact op je dagelijkse contentflow. Want ad hoc iets afstemmen, is op afstand in de praktijk niet mogelijk. Zo zie je bijvoorbeeld op afstand niet direct of je collega’s beschikbaar zijn. Misschien belt net de buurman aan of is je collega aan het bellen met een klant. Met een goed ingerichte contentflow creëer je overzicht en kun je veel tijd besparen. Lees hier hoe je dat doet.
Voor het behalen van jouw doelstellingen is een digitale (content)strategie onmisbaar. Je contentflow is onderdeel van deze digitale strategie. Hierin staan alle belangrijke afspraken over de productie van je content. Zoals de taakverdeling, het gebruik van software en de regels rondom aanlevering en publicatie.
Om de doelstellingen van je bedrijf te behalen, is communicatie volgens CCRAB (Clear Communication, Routine And Balance) belangrijk. Héél belangrijk zelfs: je wilt immers ruis op je digitale kanalen voorkomen. Een routine, zoals een stand-up in de ochtend, en het maken van duidelijke afspraken helpen hierbij. Want, welke kanalen gebruik je nu eigenlijk? En met welke doeleinden? Stel jezelf eens de volgende vragen:
Een goed ingerichte contentflow is onderdeel van je content governance. Dit is een werkmethode met regels over het onderhouden van je content en cms. Het versnelt en optimaliseert jouw contentproces: van idee tot livegang. Ook content governance behoort tot je contentstrategie.
Om te beginnen is het noodzakelijk om na te gaan wat je huidige contentdoelstellingen zijn en of het team op de hoogte is van deze doelstellingen. Een workflow helpt je bij het realiseren van jouw doelstellingen. Deze workflow bestaat meestal uit drie onderdelen: software, processen en teams.
Om de communicatie binnen je bedrijf te optimaliseren, kun je verschillende software of tools gebruiken. Maak bijvoorbeeld gebruik van Slack, een handige tool waarmee je kunt chatten, videobellen en bestanden kunt delen. Of gebruik Zoom of Skype om meetings te plannen.
Voor het aanleveren van je bestanden zijn tools als Microsoft Teams handig. Denk aan samenwerkingstools als GatherContent, Miro en andere online werkomgevingen. Met deze projectsoftware kun je bestanden opslaan, structuur aanbrengen en een status geven aan je content. Houd er rekening mee dat de meeste software geld kost en dat er tijd nodig is om het te implementeren. Ook moet het team soms ingewerkt worden.
Een goed proces zorgt voor goede resultaten. En (gedeeltelijk) thuiswerken vraagt om nieuwe processen. Je kunt hiervoor het content lifecycle model gebruiken, waarmee je constant content creëert, meet, beoordeelt, aanpast, doorontwikkelt en bijstuurt op ingeplande momenten.
Het inrichten van je workflow is eigenlijk niets anders dan het invullen van dit model.
Werk je ook met externe partijen? Dan is het belangrijk dat ook zij het model begrijpen. Stel bijvoorbeeld regels op over de aanlevering, zoals:
Verdeel de rollen en rechten rondom je contentproces. Zo zorg je dat iedereen binnen én buiten je team aan de slag kan. En elkaar weet te vinden als dat nodig is. Stel bij de rolverdeling jezelf de volgende vragen:
Wanneer de taken en rollen verdeeld zijn en iedereen weet wat te doen, zal een goed ingerichte workflow dus overzicht creëren en tijd besparen.