Gepubliceerd op 11 augustus 2021
Auteur: Iris Zebli
Contentmanager bij Crossphase
Hybride werken is het nieuwe normaal. Medewerkers werken deels thuis, deels op kantoor. En dat heeft grote impact op je dagelijkse contentflow. Want ad hoc iets afstemmen, is op afstand in de praktijk niet mogelijk. Zo zie je bijvoorbeeld op afstand niet direct of je collega’s beschikbaar zijn. Misschien belt net de buurman aan of is je collega aan het bellen met een klant. Met een goed ingerichte contentflow creëer je overzicht en kun je veel tijd besparen. Lees hier hoe je dat doet.
Wat is een contentflow?
Voor het behalen van jouw doelstellingen is een digitale (content)strategie onmisbaar. Je contentflow is onderdeel van deze digitale strategie. Hierin staan alle belangrijke afspraken over de productie van je content. Zoals de taakverdeling, het gebruik van software en de regels rondom aanlevering en publicatie.
Goede communicatie belangrijk voor contentflow
Om de doelstellingen van je bedrijf te behalen, is communicatie volgens CCRAB (Clear Communication, Routine And Balance) belangrijk. Héél belangrijk zelfs: je wilt immers ruis op je digitale kanalen voorkomen. Een routine, zoals een stand-up in de ochtend, en het maken van duidelijke afspraken helpen hierbij. Want, welke kanalen gebruik je nu eigenlijk? En met welke doeleinden? Stel jezelf eens de volgende vragen:
- Hoe ga ik om met Zoom/Meet/Skype?
- Wie is verantwoordelijk voor het inschieten van afspraken?
- Hoe volg ik deze afspraken op?
- Zijn er afspraken over beschikbaarheid?
Richt je workflow in aan de hand van je contentdoelstellingen
Een goed ingerichte contentflow is onderdeel van je content governance. Dit is een werkmethode met regels over het onderhouden van je content en cms. Het versnelt en optimaliseert jouw contentproces: van idee tot livegang. Ook content governance behoort tot je contentstrategie.
Om te beginnen is het noodzakelijk om na te gaan wat je huidige contentdoelstellingen zijn en of het team op de hoogte is van deze doelstellingen. Een workflow helpt je bij het realiseren van jouw doelstellingen. Deze workflow bestaat meestal uit drie onderdelen: software, processen en teams.
1. Software: voor communicatie en aanlevering
Om de communicatie binnen je bedrijf te optimaliseren, kun je verschillende software of tools gebruiken. Maak bijvoorbeeld gebruik van Slack, een handige tool waarmee je kunt chatten, videobellen en bestanden kunt delen. Of gebruik Zoom of Skype om meetings te plannen.
Voor het aanleveren van je bestanden zijn tools als Microsoft Teams handig. Denk aan samenwerkingstools als GatherContent, Miro en andere online werkomgevingen. Met deze projectsoftware kun je bestanden opslaan, structuur aanbrengen en een status geven aan je content. Houd er rekening mee dat de meeste software geld kost en dat er tijd nodig is om het te implementeren. Ook moet het team soms ingewerkt worden.
2. Processen: maak regels rondom aanlevering
Een goed proces zorgt voor goede resultaten. En (gedeeltelijk) thuiswerken vraagt om nieuwe processen. Je kunt hiervoor het content lifecycle model gebruiken, waarmee je constant content creëert, meet, beoordeelt, aanpast, doorontwikkelt en bijstuurt op ingeplande momenten.
Het inrichten van je workflow is eigenlijk niets anders dan het invullen van dit model.
Werk je ook met externe partijen? Dan is het belangrijk dat ook zij het model begrijpen. Stel bijvoorbeeld regels op over de aanlevering, zoals:
- Format: welk format moet de aangeleverde content hebben? Dit moet duidelijk zijn voor jou en degene die content aanlevert. Gebruik afgesproken templates en wees duidelijk over de mogelijkheden. Bijvoorbeeld hoeveel tekens er in de titel passen en welke informatie je minimaal nodig hebt om de content te maken. Denk hierbij aan afbeeldingen, titels, inhoud, metadata en documenten.
- Tijdsbuffer: door het hybride werken is de stroom aan informatie toegenomen. Een tijdsbuffer is dus nodig voor contentspecialisten om de aangeleverde content te filteren. Ook is er tijd nodig voor het opstellen van de content en voor feedback. Gebruik een contentkalender om overzicht aan te brengen. Zo maak je direct duidelijk wanneer iets af moet zijn.
- Doel en tht-datum: content moet waardevol zijn en een functie hebben: wat wil je met de content bereiken? Ook heeft de meeste content een houdbaarheidsdatum. Vraag jezelf eens af: tot wanneer wil je jouw boodschap zenden? En tot wanneer is je boodschap relevant? Ook kun je je afvragen:
- Moet dit gemeten worden? En zo ja, wanneer én wat meet je? Is dat het aantal clicks, leads of views?
- Is je doel bereikt? Denk dan na over wat er met deze content moet gebeuren: verwijderen, optimaliseren of verplaatsen naar een archief
- Eigenaar/verantwoordelijke: het is slim om voor elk stukje content iemand verantwoordelijk te maken. Zo kan diegene in de gaten houden wanneer de content live moet, geüpdatet moet worden of juist offline kan.
3. Teams: verdeel de rollen
Verdeel de rollen en rechten rondom je contentproces. Zo zorg je dat iedereen binnen én buiten je team aan de slag kan. En elkaar weet te vinden als dat nodig is. Stel bij de rolverdeling jezelf de volgende vragen:
- Wie mag werken in het cms?
- Wie is het aanspreekpunt voor welk onderwerp?
- Wie is er verantwoordelijk voor het redigeren van de content?
Wanneer de taken en rollen verdeeld zijn en iedereen weet wat te doen, zal een goed ingerichte workflow dus overzicht creëren en tijd besparen.
