Verplaats niet alleen je content, maar ook je uitvoer

Gepubliceerd op 25 januari 2019

Auteur: Wouter Remmers
Contentmanager & web editor at Crossphase

Website migraties vanaf afstand

Online migraties zijn altijd ingrijpend. Een groot aantal partijen moet in korte tijd veel werk verzetten om de nieuwe website klaar te hebben staan. En waar steeds meer bedrijven meer en meer inzetten op flexibel werken op afstand, komen migraties op afstand niet vaak voor. Vanuit het oogpunt van de klant is dit ook logisch; een specialist op locatie maakt overleggen, monitoren van de voortgang en snel schakelen bij problemen makkelijker.

Maar waar laat je al die extra mensen? Naast de druk van cms-keuze, het (her)schrijven van content en ontwikkelen van templates wordt werkplekruimte dan ook een factor om rekening mee te houden. Maar is het eigenlijk wel nodig om iedereen altijd op dezelfde locatie te laten werken aan de migratie?

Contentmigratie op afstand

Een migratie die ik recentelijk heb opgezet en gecoördineerd geeft het antwoord: nee, dat is niet altijd nodig. Migraties kunnen prima op afstand uitgevoerd worden! De aanleiding voor deze afwijkende aanpak was simpel: het kantoor van de opdrachtgever was op een te grote afstand van ons kantoor, wat het lastig maakte om daar makkelijk collega’s op locatie te plaatsen. In de praktijk bleek uitvoer vanuit Leiden een uitstekende oplossing en is de klus net zo goed geklaard als een ‘traditionele’ migratie.

Hoe pak je dat aan?

In basis verlopen migraties op afstand hetzelfde als een normale migratie. Je voorbereidingen hoeven dus niet veel uitgebreider te zijn. Wel zijn er een aantal extra randvoorwaarden specifiek voor het migreren op afstand:

• Alle noodzakelijke systemen moeten op afstand bereikbaar zijn.
• Zorg ervoor dat de samenwerkende teams elkaar ten minste één keer gezien hebben voor de start. Begin bijvoorbeeld met een gezamenlijke kick-off. Bespreek hierin ook de werkafspraken, deadlines en werkwijzen.
• Stel een werk- en voortgangsdocument op en deel deze met iedereen. Zo is iedereen altijd op de hoogte van de voortgang en eventuele problemen.
• Vooral voor de uitvoer: werk in batches. Lever van iedere set pagina’s eerst een klein aantal op (vijf à tien is voldoende). Vraag feedback en verwerk deze. Zijn alle pagina’s akkoord, gebruik dan deze feedback voor het bouwen van de overige pagina’s van de batch.
• Wijs voor ieder team één centraal aanspreekpunt aan. Dit houdt de lijntjes kort en overzichtelijk. Informatie die voor de rest van het team van belang is, kan vervolgens gedeeld worden door de contactpersoon van dat team.
• En last but not least: blijf contact houden! Omdat even bij elkaar langslopen niet gaat, is de kans op ruis in de communicatie of verkeerde werkwijzen groter. Door regelmatig te overleggen, minimaliseer je de kans op kleine foutjes die later grote problemen kunnen worden. Plan bijvoorbeeld twee keer per week een contactmoment in om de voortgang te bespreken.

Wanneer rekening gehouden wordt met bovenstaande punten, is een migratie op afstand erg goed te doen. De flexibiliteit, snelheid en minimale werkplekbelasting zijn een extra bonus!

Je vindt het artikel hier op LinkedIn.