Effectief omgaan met tijd

Gepubliceerd op 13 februari 2019

Auteur: Kimberley Coehoorn
Senior Content Manager bij NS

Zelf heb ik het altijd lastig gevonden om balans te vinden tussen werk en privé. Voor mijn gevoel moeten we zoveel tegelijkertijd doen dat we er soms gek van worden. Sommige dingen kunnen zelfs als een verplichting aanvoelen en daardoor voor stress zorgen. Herken je het?

Al die verplichtingen

Mijn verhaal begint bij de start van mijn carrière. Als ik nog veel te doen had op werk, voelde mijn hoofd vol aan. Ik vond dat ik inefficiënt bezig was. Stond vaak stil bij alle dingen die ik dan de volgende dag nog moest doen. En dan had ik daarnaast ook nog een druk sociaal leven. Werk en privé liepen dan ook vaak door elkaar heen.

Op werk was ik snel afgeleid. Zodra ik een mailtje voorbij zag komen dat mijn aandacht trok, liet ik andere werkzaamheden vallen. Hetzelfde gebeurde als er mensen aan mijn bureau stonden die iets van mij wilden. Dat continu schakelen tussen taken kostte me veel energie.

Dat moet toch anders kunnen

Na een aantal jaar vond ik dat het tijd was voor verandering. Ik besloot een cursus te volgen die mij zou helpen met het plannen van mijn werkzaamheden. Door de cursus kwam ik erachter dat ik toch wel erg slecht was in “nee” zeggen. Logisch ook wel, want ik vond het niet leuk om mensen teleur te stellen. Door de cursus ging ik hier anders naar kijken. Ik leerde namelijk dat het helemaal niet erg is om “nee” te zeggen, zolang je dit kunt onderbouwen met een goed argument.

Wat ben ik anders gaan doen?

1. Een werkoverzicht maken: door een overzicht van al mijn werkzaamheden te maken kon ik mijn tijd en werkzaamheden beter managen.
2. Prioriteiten stellen: door prioriteiten te stellen kon ik sneller bepalen wat direct moest gebeuren en wat nog wel even kon wachten. Natuurlijk kunnen bepaalde onderwerpen niet te lang blijven liggen. Maar dat ene mailtje dat ik nu steeds tussendoor oppakte en dat me afleidde van mijn andere werkzaamheden kon ook wel even wachten. Ik prikte daarom een moment op de dag dat ik de tijd nam om mijn mail bij te werken. Zo nam ik zelf de touwtjes in handen.
3. Een takenlijstje maken: een afvinklijstje werkte ideaal voor mij. Ik kreeg het gevoel dat ik daadwerkelijk efficiënt bezig was. Dat gaf mij echt een opgeruimd gevoel.
4. Een goede taakomschrijving maken: door vooraf een goede omschrijving te maken van een taak, wist ik precies wat de taak inhield. Ik merkte namelijk bij mezelf dat als de taakomschrijving niet duidelijk genoeg was, ik vastliep en meer tijd nodig had om uit te zoeken wat ik dan precies moest doen. Als de taak vanaf het begin helder is heb ik ook een beter overzicht van mijn tijd. Ik stond stil bij vragen zoals: Heb ik mensen nodig bij deze taak? Hoe ga ik dit aanpakken? Hoeveel tijd denk ik hiermee bezig te zijn? Daarnaast schatte ik mijn tijd altijd iets ruimer in, zodat ik meer tijd had als ik ergens tegenaan liep.
5. Afleidingen uit de weg gaan: ik ben vaker “nee” gaan zeggen om meer focus te houden. Ik vond het niet erg meer om me af en toe even af te zonderen om bij mijn doel te kunnen blijven. Ik schakelde tijdelijk mijn telefoon uit en sloot mijn mail af om die ene belangrijke taak af te kunnen ronden. Voor mij werkte het ook fijn om mezelf soms even af te zonderen met mijn koptelefoon op.

De wereld verandert snel en je werkdag verandert mee. Het gaat niet langer om de tijd, maar om de output. De tijd kun je dus niet veranderen, maar wel jouw eigen invloed daarop. Hoe ga jij met je tijd om?

Je vindt het artikel hier op LinkedIn.