Casestudy: migratie Consumentenbond

Het resultaat

Een nieuwe responsive website die klaar is voor de toekomst. De website is opnieuw ingedeeld, een deel van de content is herschreven en de organisatie kon direct aan de slag in het nieuwe CMS. De Consumentenbond heeft een nieuwe online omgeving waar zij op kunnen bouwen.  

  • Content herschreven
  • 19.000 items gemigreerd
  • Veel pagina’s opgeruimd

De oude situatie

In 2015 stond de Consumentenbond voor een flinke uitdaging: een nieuwe contentstrategie én de migratie naar een nieuw CMS. Deze combinatie zorgde voor een enorm project met veel impact op de content.

Tijdens dit project hadden de webredacteuren van de Consumentenbond hun handen vol aan het reguliere werk. Er was dus extra capaciteit nodig voor het herschrijven, migreren en opruimen van content. Daarvoor werd de hulp van Crossphase ingeschakeld.

Een nieuwe contentstrategie

Een nieuwe consumer journey had veel invloed op de hoeveelheid schrijfwerk, vertelt Monique Peeters. Zij is verantwoordelijk voor de contentstrategie.

“In de oude situatie was elk dossier gebaseerd op een klantreis van drie stappen: oriënteren, kiezen en kopen. In de nieuwe situatie werden hier twee momenten aan toegevoegd: gebruik en problemen.”

Dit betekende dat veel content herschreven moest worden.

Een migratie van ruim 19.000 items

Website

Medewerkers

Weken

%

Tevreden klant

I

Pilot

Het project begon met een pilot. Dit is de ideale manier om een nieuwe samenwerking te testen. Tijdens deze pilot hebben wij een dossier herschreven en gemigreerd. In deze case kwamen alle belangrijke aspecten aan bod: inhoud, techniek en planning. De goede uitkomsten van de pilot waren het startsein voor de rest van het project.

Aanpak & rollen

In het eerste deel van het project hebben wij 117 dossiers gemigreerd en deels herschreven. We werkten met 2 teams in 9 opeenvolgende sprints van 3 weken. Het eerste team bestond uit webredacteuren die de content opnieuw indeelden, schrapten en herschreven. Het tweede team bestond uit contentmanagers die verantwoordelijk waren voor de migratie. De teams werden aangestuurd door een contentlead van Crossphase en een projectleider van de Consumentenbond.
l

Webredactie

Het (her)schrijven ging volgens een geolied proces en in nauwe samenwerking met interne stakeholders. Door de grote hoeveelheid betrokken personen (rond de 85) was het belangrijk om strikte afspraken te maken. De ruwe content werd aangeleverd volgens een vast template. Hiermee gingen onze webredacteuren aan de slag. Zij structureerden de content, schrapten overbodige informatie en (her)schreven de teksten. De nieuwe versie werd gecheckt en aangevuld door de eigenaar van de content – de inhoudsdeskundige. Daarna werd de tekst nog een keer nagekeken door een eindredacteur van Crossphase. Als de eigenaar akkoord was met het resultaat, werd de nieuwe tekst doorgezet naar de contentmanagers. De beeldredactie zorgde tegelijkertijd voor het benodigde beeldmateriaal. Dankzij deze aanpak werden alle artikelen vlot – en met een beperkt aantal feedbackrondes – herzien en aangevuld.
o

Migratie en training

Als het eerste team een groep dossiers had afgerond, ging het tweede team aan de slag. Onze contentmanagers plaatsten de content in het nieuwe CMS. Ook dit team stond voortdurend in contact met de eigenaren van de content. Uiteindelijk hebben onze medewerkers ruim 19.000 content-items gemigreerd. Na de dossiers is de content uit de andere delen van de site via een automigratie overgezet naar het nieuwe CMS. Daar werden de onderdelen door onze contentmanagers weer op de juiste plek gezet. Want daarvoor moesten soms ook de opbouw en structuur veranderd moest worden. De contentmanagers verzorgden ook de trainingen in het nieuwe CMS, Hippo. Het nieuwe systeem was voor de vaste medewerkers namelijk nog onbekend terrein.

“De planning was heel ambitieus”

Planning

De Consumentenbond is erg tevreden over de strakke planning. “Het project is met een kleine vertraging van 3 weken tot een maand afgerond”, vertelt Monique. “Dat is heel netjes voor een project van meer dan 7 maanden. En de planning was wel heel ambitieus.” De inzet van een contentlead vond de Consumentenbond een waardevolle aanvulling. Een contentlead is verantwoordelijk voor het plannen en bewaken van de dagelijkse gang van zaken. Hij bewaakt de voortgang in de teams, chased issues en zorgt dat iedereen bij de les blijft. Volgens Monique zat hij erg strak op de planning. “Hij signaleerde zaken op tijd en zorgde dat belangrijke zaken bij iedereen op het netvlies stonden.”

Time management

Tijdens de migratie liep het content-team 1 sprint achter op het development-team. Hierdoor was er geen speelruimte en ontstond vaak flinke werkdruk in de laatste week van een sprint. Dankzij een flexibele spreiding van werkzaamheden over de sprints heen werd dit opgelost.

Crossphase.nl gebruikt cookies en verwerkt persoonsgegevens. Meer informatie?

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten